Structuur
De hiërarchie
Naast de score-gedreven indeling (belangrijk/urgent) kent Management Board ook een organisatorische hiërarchie:
Gebied
└─ Project (heeft daarnaast een Categorie)
└─ Taak
- Gebied — een breed levens-/werkdomein, bijvoorbeeld "Klantwerk Bedrijf X", "Persoonlijk" of "Bedrijfsvoering". Dit is het hoogste niveau en verandert zelden.
- Project — een afgebakend geheel binnen een gebied, met een doel en eventueel een einddatum, bijvoorbeeld "Website-migratie klant X" of "Belastingaangifte 2026".
- Taak — het laagste niveau, altijd onderdeel van precies één project (en daarmee indirect van één gebied). Een taak zonder project bestaat niet; ad-hoc taken horen thuis in een daarvoor bedoeld project (zie Ad-hoc taken zonder duidelijk project).
Relatie tot het bord
Het 2D-bord (belangrijk/urgent) blijft één overkoepelend bord: taken uit alle gebieden en projecten staan er samen op, juist omdat het doel is om over silo's heen te kunnen prioriteren — een klantverplichting kan belangrijker zijn dan een persoonlijke taak, en dat moet je in één oogopslag kunnen zien. Gebied, categorie en project worden gebruikt om te filteren/inzoomen (bijv. "toon alleen taken uit project Website-migratie"), niet om aparte borden te maken.
Op de kaart (De taak als kaart) blijft, ondanks de filterfunctie, altijd zichtbaar tot welk project/gebied een taak behoort, zodat context behouden blijft ook wanneer je naar het volledige bord kijkt.
Gebied én categorie: twee verschillende indelingen
| Begrip | Rol | Waar hangt het aan |
|---|---|---|
| Gebied | Structureel hoogste niveau van de hiërarchie; bepaalt waar een project bij hoort | Project (verplicht) |
| Categorie | Dwarsdoorsnijdende indeling van projecten, los van het gebied | Project (optioneel) |
Een categorie mag dus projecten uit verschillende gebieden bevatten — dat is precies het nut ervan. Voorbeeld: de projecten "Website-migratie klant X" (gebied Klantwerk) en "Eigen site vernieuwen" (gebied Bedrijfsvoering) kunnen samen in de categorie Webdevelopment zitten, zodat je ze naast elkaar kunt bekijken zonder de gebiedsindeling te doorbreken.
Belangrijk voor het ontwerp: de categorie hangt aan het project, niet aan de taak. Een taak erft de categorie van zijn project, net zoals hij het gebied erft.
Attributen van gebied, categorie, project en taak
| Niveau | Attributen |
|---|---|
| Gebied | naam, kleur, beschrijving (optioneel), status (actief/inactief), volgnummer |
| Categorie | naam, kleur, beschrijving (optioneel), status (actief/inactief) |
| Project | naam, gebied (verplicht), categorie (optioneel), beschrijving, projectstatus (actief/gepauzeerd/afgerond/gearchiveerd), startdatum (optioneel), einddatum (optioneel) |
| Taak | titel, omschrijving, project (verplicht), afbeelding (verplicht), belangrijkheid en urgentie, taakstatus (open/in behandeling/afgerond), startdatum (optioneel), deadline (optioneel), herkomst |
De taak staat hier alleen met zijn structurele velden; de volledige attributenlijst — inclusief afbeelding, notities, bijlagen en de latere uitbreidingen — staat in De taak als kaart.
Volgorde van gebieden. Gebieden staan niet op alfabet maar in een eigen volgorde, bepaald door een volgnummer. Dat is een kleine maar praktische zaak: de gebieden staan in vrijwel elke keuzelijst en elk filter, en daar wil je je eigen indeling terugzien — het gebied waar je het vaakst in werkt bovenaan, niet het gebied dat toevallig met een A begint.
Het volgnummer is met de hand in te vullen, maar de gewone manier is de rijen in het overzicht te verslepen; de nieuwe volgorde wordt dan meteen opgeslagen. Herschikken kan alleen in de ongefilterde lijst: met een filter aan is niet eenduidig wat een verplaatsing zou moeten betekenen voor de gebieden die niet in beeld staan.
Verschillende soorten statussen. Er zijn drie verschillende statuslijsten in
omloop, en ze zijn niet uitwisselbaar. Gebied en categorie kennen maar twee
toestanden — actief of inactief — en delen daarvoor één vaste waardelijst in een
eigen status-tabel. Een project kent er vier en heeft daarom een eigen veld met
een eigen lijst. Voor de taak geldt hetzelfde: die heeft opnieuw een andere lijst.
Om verwarring te voorkomen heten die velden niet gewoon status maar
project_status en task_status, zodat ook in de database meteen zichtbaar is
welke lijst van toepassing is.
Zie Ontwerpkeuzes en aandachtspunten.
Rangorde van een project. Een project krijgt wél een eigen belangrijk/urgent-score, op precies dezelfde manier als een taak: subscores per factor, daaruit een gewogen gemiddelde per dimensie, en als rangordescore de som van beide (Ranking). De deadline-factor wordt bij een project uit de einddatum afgeleid — dat is wat bij een project de rol van de deadline speelt. De score rangschikt projecten; hij zet ze niet op het bord, want daar staan alleen taken. Een project heeft dus wel een rangordescore maar geen kwadrant, en de volgorde binnen een gebied blijft het volgnummer dat je zelf bepaalt: de score is informatie, geen sortering.
De scores van een project doen nog iets: een nieuwe taak begint erop, zodat alleen de afwijkingen nog hoeven te worden verzet. Zie Vastgestelde ontwerpkeuzes.
De voortgang van een project (bijv. "60% van de taken afgerond") wordt afgeleid uit de onderliggende taken, zonder dat dit een apart in te voeren veld hoeft te zijn.
Archivering en zichtbaarheid
Afgeronde en gearchiveerde projecten — en de taken daaronder — verdwijnen van het bord, maar blijven volledig bewaard en doorzoekbaar. Concreet:
- Het bord toont standaard alleen taken uit projecten met status actief (of gepauzeerd, zie de kanttekening hieronder).
- Een filter "toon gearchiveerd/afgerond" haalt ze terug in beeld, zodat je kunt terugzoeken wat er ooit is gedaan.
- Hetzelfde geldt voor gebieden en categorieën op inactief: ze verdwijnen uit de keuzelijsten en filters, maar niet uit de database — en alles wat eronder hangt blijft ongemoeid.
Alleen projectstatus actief laat taken op het bord verschijnen. Gepauzeerd, afgerond en gearchiveerd halen ze er alle drie af — pauzeren doe je immers juist om iets even uit beeld te hebben — en één wijziging van de projectstatus zet ze weer terug.
Ad-hoc taken zonder duidelijk project
Omdat een taak altijd een project nodig heeft, krijgt elk gebied in de praktijk een verzamelproject voor losse taken (bijvoorbeeld "Diversen" of "Postvak IN"). Dat is ook het project waar de e-mailparsing op terugvalt wanneer de AI geen passend project kan bepalen (zie AI-parsingstap).