Belangrijkheid
Belangrijkheid is de verticale as van het bord (De twee dimensies). Hij beantwoordt één vraag: hoeveel doet het ertoe dát dit gebeurt — los van wanneer.
Een taak kan morgen af moeten en er nauwelijks toe doen; een andere kan maanden kunnen wachten en toch het belangrijkste zijn wat er ligt. Die twee uit elkaar houden is de hele reden dat het bord twee assen heeft en geen lijstje is.
De score is het gewogen gemiddelde van vier factoren (De formule).
De vier factoren
| Factor | Richting | Subscore uit | Vraag |
|---|---|---|---|
| Toegevoegde waarde | Normaal | Schuif | Wat levert de taak concreet op? |
| Risico-mitigatie | Normaal | Schuif | In hoeverre voorkomt de taak een probleem? |
| Kosten | Geïnverteerd | Trap op de geschatte kosten | Wat gaat het naar verwachting kosten? |
| Gevraagde inzet | Geïnverteerd | Trap op de geschatte uren | Hoeveel tijd en energie vraagt het? |
De eerste twee zijn oordelen: wat een taak oplevert en wat hij voorkomt, weet alleen jij. De laatste twee zijn schattingen, en die worden niet als oordeel ingevoerd maar als getal.
Waarom kosten en inzet omgekeerd tellen
Hoge kosten of veel gevraagde inzet maken een taak niet belangrijker — eerder het tegenovergestelde. Deze twee factoren gaan daarom geïnverteerd de formule in: een subscore van 10 ("zeer duur") telt mee als 1.
effectieve_subscore = 11 − subscore
Dat houdt de 1–10-garantie van de formule intact, wat met een negatief gewicht níét zou lukken. En het houdt de invoer intuïtief: je legt gewoon vast hoe duur of hoe zwaar de taak is, en het model draait de richting om.
Dit is bewust geen uitspraak dat goedkoop werk altijd belangrijker is. Het is een uitspraak over de rangorde bij gelijke opbrengst: van twee taken die evenveel opleveren, is de goedkope de betere eerste zet. Weegt dat voor jou minder zwaar, dan verlaag je het gewicht van de factor; vind je het onzin, dan zet je hem uit.
Van bedrag naar subscore
Een taak en een project hebben allebei twee schattingsvelden:
- geschatte kosten, in euro's;
- geschatte inzet, in uren.
Beide mogen leeg blijven. Leeg betekent niet geschat, en dat is nadrukkelijk iets anders dan nul: een taak die niets kost is een uitspraak, een taak waarover je nog niets hebt gezegd niet. Een leeg veld levert de neutrale subscore 5 op (Geoordeelde en afgeleide factoren).
Op het taakformulier verdwijnt bij deze twee factoren de schuif. In plaats
daarvan staat er wat het ingevulde getal oplevert — € 2.500 → subscore 5 —
en dat verspringt terwijl je typt.
De trap voor kosten
Dit zijn de treden waarmee het bord begint. Ze zijn bedoeld om aan te passen tot ze zeggen wat jij bedoelt.
| Bedrag | Subscore | Telt mee als |
|---|---|---|
| t/m € 50 | 1 | 10 |
| t/m € 250 | 2 | 9 |
| t/m € 500 | 3 | 8 |
| t/m € 1.000 | 4 | 7 |
| t/m € 2.500 | 5 | 6 |
| t/m € 5.000 | 6 | 5 |
| t/m € 10.000 | 7 | 4 |
| t/m € 25.000 | 8 | 3 |
| t/m € 50.000 | 9 | 2 |
| daarboven | 10 | 1 |
De laatste kolom is de inversie uit de vorige paragraaf, en staat er alleen om de richting zichtbaar te maken: hoe duurder, hoe lager de bijdrage aan belangrijkheid.
De treden worden breder naarmate het bedrag oploopt — vijftig euro aan de onderkant, vijfentwintigduizend aan de bovenkant. Dat is de bedoeling. Het verschil tussen € 50 en € 250 is in een besluit voelbaar; tussen € 40.000 en € 45.000 niet meer.
De trap voor gevraagde inzet
| Uren | Subscore | Telt mee als |
|---|---|---|
| t/m 1 | 1 | 10 |
| t/m 2 | 2 | 9 |
| t/m 4 | 3 | 8 |
| t/m 8 | 4 | 7 |
| t/m 16 | 5 | 6 |
| t/m 24 | 6 | 5 |
| t/m 40 | 7 | 4 |
| t/m 80 | 8 | 3 |
| t/m 160 | 9 | 2 |
| daarboven | 10 | 1 |
De ankers zijn met opzet herkenbaar: 8 uur is een dag, 40 uur een week, 160 uur een maand. Een trede overschrijden betekent daarmee iets wat je kunt navertellen — "dit is geen dagtaak meer".
Wat aan deze twee trappen nog wringt
- Een schatting is geen meting. Wat een taak werkelijk kostte, wordt nergens vastgelegd; alleen wat je vooraf dacht. Het bord kan daardoor niet laten zien dat je er structureel naast zit. Wie dat wil weten, heeft een tweede veld nodig — werkelijke kosten naast geschatte — en dat is een urenregistratie in de dop.
- Niet invullen loont. Een taak van € 40.000 krijgt een 10 en telt mee als 1; dezelfde taak zonder ingevuld bedrag krijgt een 5 en telt mee als 5. Wie netjes een groot bedrag invult, maakt zijn taak dus mínder belangrijk dan wie het veld leeg laat. Dat is dezelfde scheefheid als bij een ontbrekende einddatum (Wat aan deze trap nog wringt), en het staat als open punt 3 op de lijst.
- Kosten en inzet lopen vaak samen op. Duur werk is meestal ook veel werk. Tellen beide even zwaar mee, dan weegt "dit is een groot project" feitelijk dubbel tegen de belangrijkheid in. Merk je dat, verlaag dan het gewicht van een van de twee in plaats van een van beide uit te zetten — de informatie is niet identiek, alleen gecorreleerd.
Gedachten over belangrijkheid
Het gewicht van het gebied meewegen. Een taak in een belangrijk gebied is aantoonbaar belangrijker dan dezelfde taak in een minder belangrijk gebied. Dat zou kunnen door het gebied een eigen gewicht te geven en dat in de belangrijkheidsscore te betrekken.
Het botst wel met een vastgestelde keuze: gewichten zijn globaal, juist zodat een taak niet verspringt als hij van gebied wisselt (Vastgestelde ontwerpkeuzes). Een gebiedsgewicht dat de score meebepaalt, brengt precies dat gedrag terug — verhuis een project en al zijn taken schuiven. Dat is niet per se fout, maar het is de afweging die eerst gemaakt moet worden.
Een lichtere variant die dat bezwaar ontloopt: het gebied als factor opnemen in plaats van als vermenigvuldiger. De taak krijgt dan een subscore voor "hoort bij een gebied dat er nu toe doet", die net als elke andere factor zijn eigen gewicht heeft en die je per taak kunt overrulen.