Urgentie
Urgentie is de horizontale as van het bord (De twee dimensies). Hij beantwoordt één vraag: hoeveel haast heeft het — los van hoezeer het ertoe doet.
Het is de jongste van de twee dimensies, en dat is te zien. Waar belangrijkheid vier factoren heeft die elk een andere kant van dezelfde vraag pakken, leunt urgentie zwaar op één factor die zichzelf uitrekent. Wat daaraan te doen is, staat onderaan deze pagina.
De drie factoren
| Factor | Richting | Subscore uit | Vraag |
|---|---|---|---|
| Persoonlijk belang | Normaal | Schuif | Hoe belangrijk vind je het zelf, nu? |
| Verplichting richting klant | Normaal | Schuif | Hoeveel druk staat er van buitenaf op? |
| Deadline | Normaal | Trap op de dagen tot de datum | Hoeveel tijd is er nog? |
De drie tellen standaard even zwaar. Eén punt verschuiving op de deadline-factor verschuift de urgentie daarmee met ⅓ punt, en de rangordescore evenzeer.
De deadline is geen statisch getal
In tegenstelling tot de andere factoren verandert de urgentie van een deadline vanzelf naarmate de datum dichterbij komt. Dat is de reden dat deze factor niet met de hand wordt ingevuld: hij zou vanaf het moment van invullen onmiddellijk beginnen te verouderen.
Hij volgt uit het aantal dagen tussen vandaag en de einddatum van de taak
(task.end_date, zie Datamodel), via een trap van tien
treden:
| Dagen tot de einddatum | Subscore |
|---|---|
| Vandaag of al verstreken | 10 |
| 1–2 | 9 |
| 3–5 | 8 |
| 6–9 | 7 |
| 10–14 | 6 |
| 15–21 | 5 |
| 22–30 | 4 |
| 31–60 | 3 |
| 61–90 | 2 |
| 91 of meer | 1 |
Een taak zonder einddatum krijgt de neutrale subscore 5.
Deze trap draait de andere kant op dan die van kosten en inzet: weinig dagen geeft een hoge score, want dichtbij is urgent. De factor is dan ook niet geïnverteerd. Het is dezelfde leesregel, alleen andersom ingevuld (De trap).
Het is een trap, geen helling
De waarde loopt niet elke dag een beetje op. Binnen een trede staat hij stil, en op de overgang springt hij in één keer een heel punt. Over de looptijd van een taak gebeurt dat negen keer: bij 90, 60, 30, 21, 14, 9, 5 en 2 dagen te gaan, en op de einddatum zelf. Daartussen verandert er niets — tussen 90 en 61 dagen te gaan staat de factor dertig dagen achtereen op dezelfde waarde.
De treden worden smaller naarmate de datum dichterbij komt: dertig dagen breed aan het begin, één dag aan het eind. Dat is de bedoeling. Op drie maanden afstand maakt een dag niets uit; in de laatste week wel.
Wanneer die sprong daadwerkelijk in de score landt, staat in Wanneer er herberekend wordt.
Wat aan deze trap nog wringt
- Te laat is te laat. Eén dag over de datum en drie maanden over de datum geven allebei een 10. Op een schaal die bij 10 ophoudt kan het ook niet anders, maar het gevolg is dat achterstallig werk niet vanzelf boven de rest uit komt naarmate het langer blijft liggen.
- Geen einddatum weegt zwaarder dan een verre einddatum. Een taak zonder datum krijgt een 5, een taak die over drie maanden af moet een 2. Wie netjes een datum invult, maakt zijn taak daarmee mínder urgent dan wie dat niet doet. Dat is open punt 3, en de trap maakt zichtbaar hoe scheef het uitpakt. Het is nu een instelbare keuze geworden in plaats van een aanname in de code, maar de keuze zelf is nog niet gemaakt.
- De sprong is zichtbaar. Een heel punt ineens kan een kaart merkbaar verplaatsen zonder dat er iets besloten is. Dat is de prijs van uitlegbaarheid; de afweging staat in Waarom een trap en geen formule.
Urgentie is nog onderontwikkeld
Twee van de drie factoren zijn schuiven, en één daarvan — persoonlijk belang — overlapt inhoudelijk met belangrijkheid. Dat hoeft geen probleem te zijn (het is jouw model), maar het is wel iets om in de gaten te houden zodra je de eerste tientallen taken hebt gescoord: als beide dimensies structureel gelijk oplopen, doet het bord niet meer wat het moet doen. Twee assen die hetzelfde meten zijn één as.
De trap uit Geoordeelde en afgeleide factoren is hier het gereedschap. Een nieuwe urgentiefactor die uit een getal volgt, kost geen nieuwe rekenregels — alleen een bron om te lezen en een trap om hem mee om te rekenen. Dat maakt de onderstaande lijst goedkoper om uit te proberen dan hij eruitziet.
Kandidaat-factoren
Factoren die vaak worden gebruikt om urgentie te bepalen, met per stuk of hij uit een getal zou kunnen volgen of een oordeel blijft:
| Factor | Wat hij vangt | Mogelijke bron |
|---|---|---|
| Harde termijn | Wettelijke of vaste termijnen — aangifte, vergunning — los van een zelfgekozen deadline | Datum, dus een trap |
| Wegzak-risico | Hoe lang de taak al openstaat; urgentie die oploopt met ouderdom, zonder expliciete deadline | Dagen sinds aanmaak |
| Afhankelijkheden | Staat iemand anders te wachten voordat die verder kan? | Aantal geblokkeerde taken |
| Gevolgen bij uitstel | Wordt het probleem erger door te wachten — oplopende rente, escalerend conflict? | Oordeel |
| Tijdvenstergevoeligheid | Een beperkt gelegenheidsvenster waarna de taak zinloos wordt | Oordeel, of einddatum |
| Externe druk / herhaling | Een tweede aanmaning of expliciete escalatie, zonder dat de deadline verandert | Aantal herinneringen |
| Financiële consequentie te laat | Boetes, gemiste korting, extra kosten | Bedrag, dus een trap |
| Reputatierisico | Hoe zichtbaar en beschadigend het is als dit blijft liggen | Oordeel |
| Interne blokkade | Houdt de taak jouw eigen andere werk tegen? | Oordeel |
Twee daarvan zijn het meest kansrijk als eerste uitbreiding, om tegenovergestelde redenen:
- Wegzak-risico vraagt geen enkele extra invoer. De aanmaakdatum staat er al; een trap erop en oud werk komt vanzelf omhoog. Dat vangt meteen de eerste klacht uit de vorige paragraaf — achterstallig werk dat blijft liggen zonder zwaarder te wegen.
- Afhankelijkheden is inhoudelijk het sterkst — werk waar anderen op wachten is aantoonbaar urgenter — maar vereist dat gekoppelde taken bestaan (De taak als kaart) en dat er iets te tellen valt. Dat is een grotere stap.
Wat je ook toevoegt: hoe meer factoren de urgentie deelt, hoe kleiner het gewicht van elke afzonderlijke sprong. Drie factoren van gelijk gewicht geven een deadline-sprong ⅓ punt; bij vijf is dat nog ⅕. Uitbreiden maakt de dimensie niet alleen rijker, maar ook rustiger.